Ricoh, birçok alanda sunduğu çözüm ve ürünler ile firmalara hedefledikleri geleceğin ofislerini inşa etmelerinde yardımcı oluyor.
Bize sürekli olarak hayatın nasıl çok az kesinlik sunduğu söyleniyor- bu karışıklık çağında daha da az. Yine de bu belirsizlik içinde her zaman değişim şeklinde sürekli bir fırsat zemini olmuştur. Ancak her zaman böyle olmayan şey, şu anda karşı karşıya olduğumuz değişimin büyüklüğü ve kapsamıdır. Bugün işletmelerin karşılaştığı olasılıkların çok büyük boyutlarda olduğunu söylemek abartı olmaz.
Bir gencin odasında oturabileceği ve kodlamayı öğrenmek için ücretsiz bir çevrimiçi videodan ilham alabileceği bir çağda yaşıyoruz. Haftalar içinde, bir ürün geliştirebilir ve pazarlamaya başlamak için illüstrasyonlar ve web tasarımları oluşturmak için ücretsiz tasarım kaynaklarını kullanabilirler. Bulut aracılığıyla, yarattıkları bu ürünü, web tabanlı hale getirebilir, dünya çapında mevcut, ücretsiz araçlar kullanılarak sayısız dile çevirebilir, abonelikleri ve ödemeleri, yatırım maliyeti gerektirmeyen hizmetler aracılığıyla minimum çabayla kabul edebilirler. Kısa sürede, kendi kendine eğitim ve minimum yatırım yoluyla, uzun zamandır geleneksel yöntem ve teknolojileri uygulayan işletmelere rakip olabilecek bir girişim yaratabilirler. Bu örnek, dijital çağın sağladığı hem fırsatları hem de bugünün işletmeleri için oluşan önemli zorlukları açıkça göstermektedir.
Başarı büyük ölçüde doğru seçimleri yapmaya bağlıdır. Daha da önemlisi, bu seçimler teknolojiyle başlayıp bitmez. Doğru seçim, teknolojinin insanları nasıl etkilediğini ve en önemlisi, şu anda mevcut olan inanılmaz seçenekler göz önüne alındığında insanların nasıl çalışmayı seçtiğini anlamakla ilgilidir.
İşyerleri değişiyor. İşverenler, üretkenliği artırma, iş kalitesini iyileştirme ve kullanıcı deneyimini geliştirme amacı ile yeni dijital araçları benimsemeye devam ediyor. Ancak, işinizin geleceğine doğru yatırımları yapmak, işletmelerin göz önünde bulundurması gereken sürekli bir bulmacadır.
Ofislerin Rolü
Yeni teknolojiler daha çevik çalışma şekilleri için yeni olasılıkları ortaya çıkarttıkça, nesiller arasında iş-yaşam dengesine yönelik tutumlar değişmektedir. Organizasyon kültürleri, süreçler ve ekipler daha esnek hale geldikçe, insanların çalıştıkları yer ve alan yelpazesi de artacaktır.
Örneğin, Co-Working, dinamik bir işgücünü desteklemek için alan ve kaynakların verimli kullanımını en üst düzeye çıkarmayı amaçlayan popülaritesi artan bir yaklaşımdır. Başlangıçta, start-up firmaların ve KOBİ'lerin uygun maliyetli masa ve ofis alanı ihtiyacına cevap vermek için çıkan Co-Working, geçen süre zarfında sürekli gelişerek, iş ekosisteminin önemli bir parçası haline gelmiş durumda. Uluslararası mimarlık ve tasarım firması Gensler'e göre, co-working artık dünya çapında değerli bir alternatif haline geliyor ancak, gelecekteki önemli zorluk, Co-Working ve diğer çalışma ortamları arasındaki denge. Gensler'in 2019 ABD İşyeri Anketi, büyük şirketlerin çalışanlarına co-working seçeneği sunduğunda, bu alanların daha iyi bir iş deneyimi ve daha yüksek performansla ilişkili olduğunu, ancak haftada bir günden fazla kullanıldığında daha az etkili olduğunu ortaya koymaktadır. Bu, co-working alternatifinin geleneksel işyerinin yerini almak yerine tamamlaması gerektiğini göstermektedir.
Ofisin uzun ömürlülüğü hakkında devam eden tartışmalar sona yaklaşıyor. Ofislerin rolünün değiştiğini biliyoruz. Artık ofislerin ortadan kalkmayacağını da anlamalıyız. Peki geleceğin ofislerinde neler bulunuyor. Ricoh birçok alanda sunduğu çözüm ve ürünler ile firmalara hedefledikleri geleceğin ofislerini inşa etmelerinde yardımcı oluyor.
Yeni Ofisler Teknoloji Yatırımlarından En İyi Şekilde Yararlanmalı
Dijital dönüşüm aslında bir çok firma için pandemi sırasında başladı. İhtiyaçlarına göre şirketler değişikliklere gitmeye başladılar. Hukuk sektörü gibi evrak ağırlıklı birçok sektör artık dijital işyeri araçlarının gücünü deneyimledi. Hatta bazıları ilk kez Google Drive veya Office 365 gibi bulut tabanlı belge çözümlerini bile kullanmaya başladı. Bunun gibi ilk adımlar büyük dönüşümün de hazırlayıcıları oldu. Dijital dönüşüm programlarının gücü bunları akıllı yazıcılar ve tabletler gibi cihazlar aracılığıyla ofis alanına entegre ettiğinizde net ortaya çıkıyor. Geleceğin ofisi, bilgiye anında erişilebiliyor olmayı ve çalışanlar nerede olursa olsun iş akışlarını otomatikleştirebilmeyi gerektirir. Avuç içi ve parmak izi tanıma sağlayan biometrik araçlar, bulut özellikli çok işlevli yazıcılar da temassız işlemlere imkân sağlayabilir. Bu, yalnızca bilgileri daha güvenli kılmakla kalmaz, aynı zamanda evrakları dijitale dönüştürme sürecini her zamankinden çok daha kolay hale getirerek zamandan tasarruf da sağlar.
Fiziksel Alanlar Akıllı ve Sezgisel Olmalıdır
Daha fazla ofis alanına sahip daha büyük şirketler, bulut tabanlı iş akışı araçlarına zaten aşina olabilir. Ancak, işyeri yönetimi çözümlerinin neler sunabileceğini henüz keşfetmemiş olabilirler.
Kahve makinesinin bulunduğu alana dijital ekran ekleme fikri ilk bakışta tuhaf görünse de bunun şirket içi iletişim üzerindeki etkisi küçümsenemez. Dijital ekranlar, dikkatleri iletilmek istenen mesajlara anında çekmenin etkili ve dinamik yollarıdır. Düzgün çalışan entegre oda rezervasyonu yazılımı ile iş arkadaşlarınızla çakışma durumları da ortadan kalkacak. Bulutla çalışan bir işyeri geliştirme platformu olan RICOH Spaces gibi araçlar, masa rezervasyonlarından yön bulmaya kadar is yerinizin her alanını dijitalleştirebilir. Bu araçlar gelecekteki gelişmeler için de büyük bir potansiyel sunuyor. Önümüzdeki dönemlerde odalara erişimi yönetmek için yüz tanıma teknolojisinin kullanıldığını da zaman bizlere gösterecektir.
Çalışma Ortamları, İş Birliğini Teşvik Etmelidir
Birçok şirket artık uzaktan çalışma için iş birliği araçlarını standart olarak kullanıyor. Ancak ekip çalışmasını ve yaratıcılığı geliştirmek isteyen işletmeler için, bu araçların ofisin dört duvarına da entegre edilmesi gerekiyor.
Etkileşimli beyaz tahtalar ile ses, video ve görüntüleme araçları, önemli fikirlerin ofis, ev veya çalışmanın gerektiği herhangi bir yer arasında kolayca ve kayıpsız paylaşılmasını mümkün kılma anlamında kesintisiz bir dijital çalışma deneyimi yaratmak için oldukça ileri seviyelere ulaştı. Video konferans, iş iletişiminin yeni standardıdır ve dünyanın dört bir yanındaki insanlar, sağlayabileceği zengin deneyimin birçok avantajını keşfetti. Bir gün, hologram teknolojisinin bu araçları daha da güçlendirdiğini de görebiliriz.
Akıllı Ofis Çözümleri
İşletmeler daha yeni ve daha çevik yollarla çalışmaya devam ettikçe, çalışanların gereksinimleri de değişir. Mobil çalışanlar ve ziyaretçiler, kişisel eşyaları için güvenli günlük depolama alanı sağlayan bir ofis ortamına gerek duyar.
Benzer şekilde, esnek çalışma arttıkça, bu durum posta odasına gelen posta ve paket hacimlerini de etkileyerek mevcut iş süreçleri üzerinde daha fazla baskı oluşturur. Kimin sorumlu olduğu belli posta ve paketleri işlemek için bir denetleme zinciri gerekir, bu nedenle esnek saatlerde ve konumlarda çalışanların bulunması, birikmiş işlere ve verimsizliklere neden olabilir.
Son olarak, kırtasiye, BT ekipmanı veya PDA’lar gibi mali açıdan değerli varlıkları ve envanteri işlemek için harcanan zaman önemli ölçüde azaltılabilir, yanlış kullanımı azaltmak ve departmanlar arası çapraz ücretlendirmeyi iyileştirmek için kullanım daha iyi izlenebilir.
Akıllı Dolaplar, işyerleri için esnek saklama alanlarıyla en yeni ağa bağlı teknolojinin yenilikçi bir birleşimidir. Bu cihazlar, 7/24 yönetilebilir erişim, kullanımın uçtan uca takibi, yeni daha verimli iş prosesleri, otomasyon ve eksiksiz yönetim raporlaması sunan gelişmiş depolama çözümleri sağlar.
Detaylı bilgi için: www.ricoh.com.tr